Παράρτημα 1: Βασικές αρχές διενέργειας επιθεώρησης (βάσει του προτύπου ISO 19011:2011)
 Περιεχόμενα |  Προηγούμενο |  Επόμενο |
|
Αρχές Επιθεώρησης
1/ Ακεραιότητα:
Οι επιθεωρητές θα πρέπει να:
| • | εκτελούν την εργασία τους με εντιμότητα, επιμέλεια και υπευθυνότητα, |
| • | τηρούν και συμμορφώνονται με τις εφαρμόσιμες νομοθετικές απαιτήσεις, |
| • | επιδεικνύουν τις απαιτούμενες ικανότητες κατά την εκτέλεση της εργασίας τους, |
| • | εκτελούν την εργασία τους με αμερόληπτο τρόπο και συγκεκριμένα να παραμένουν δίκαιοι και μη προκατειλημμένοι, |
| • | διατηρούν την κρίση τους ανεπηρέαστη κατά τη διενέργεια της επιθεώρησης. |
2/ Δίκαιη παρουσίαση:
Τα ευρήματα της επιθεώρησης, τα συμπεράσματα της επιθεώρησης και οι εκθέσεις επιθεώρησης θα πρέπει να αντανακλούν αληθώς και με ακρίβεια τις δραστηριότητες επιθεώρησης. Τα ανωτέρω θα πρέπει να επικοινωνούνται αληθώς, με ακρίβεια και αντικειμενικότητα, έγκαιρα, με σαφήνεια και πληρότητα.
3/ Δέουσα επαγγελματική προσοχή:
Οι επιθεωρητές θα πρέπει να επιδεικνύουν τη δέουσα προσοχή όπως είναι αναγκαίο λόγω της σημασίας του έργου που επιτελούν και της εμπιστοσύνης που αποδίδεται σε αυτό από τους επιθεωρούμενους και τα λοιπά ενδιαφερόμενα μέρη. Ένας σημαντικός παράγοντας για την εκτέλεση της εργασίας τους με τη δέουσα επαγγελματική προσοχή συνίσταται στην ικανότητα να κάνουν αιτιολογημένες κρίσεις σε όλες τις καταστάσεις που δύνανται να ανακύψουν κατά την επιθεώρηση.
4/ Εμπιστευτικότητα:
Οι επιθεωρητές θα πρέπει να επιδεικνύουν διακριτικότητα αναφορικά με τη χρήση και προστασία πληροφοριών που περιέρχονται σε γνώση τους κατά την άσκηση των καθηκόντων τους. Πληροφορίες που αποκτώνται κατά την επιθεώρηση δεν θα πρέπει να χρησιμοποιούνται κατά τρόπο ανάρμοστο από τον επιθεωρητή για προσωπικό του όφελος ή κατά τρόπο επιζήμιο για τα νόμιμα συμφέροντα του επιθεωρούμενου. Υπό την έννοια αυτή, στα ανωτέρω συμπεριλαμβάνεται και ο κατάλληλος χειρισμός ευαίσθητων ή εμπιστευτικών πληροφοριών.
5/ Ανεξαρτησία:
Οι επιθεωρητές θα πρέπει να είναι ανεξάρτητοι από την προς επιθεώρηση δραστηριότητα και σε κάθε περίπτωση θα πρέπει να ενεργούν κατά τρόπο ελεύθερο από προκαταλήψεις και συγκρούσεις συμφερόντων. Οι επιθεωρητές θα πρέπει να διατηρούν την αντικειμενικότητά τους καθ' όλη τη διάρκεια της επιθεώρησης ώστε να διασφαλίζεται ότι τα ευρήματα και συμπεράσματα της επιθεώρησης βασίζονται μόνον σε αντικειμενικές αποδείξεις.
6/ Προσέγγιση βασισμένη σε αντικειμενικές αποδείξεις:
Οι αντικειμενικές αποδείξεις της επιθεώρησης θα πρέπει να είναι επαληθεύσιμες. Εν γένει θα πρέπει να βασίζονται σε δείγματα της διαθέσιμης πληροφορίας, καθώς μία επιθεώρηση διενεργείται εντός μίας πεπερασμένης χρονικής περιόδου και με πεπερασμένους πόρους.
Διενέργεια της Επιθεώρησης
1/ Καθιέρωση αρχικής επαφής με τον επιθεωρούμενο
Ο σκοπός της αρχικής επαφής με τον επιθεωρούμενο αφορά στα ακόλουθα:
| • | καθιέρωση καναλιών επικοινωνίας με τους εκπροσώπους του επιθεωρούμενου, |
| • | αναζήτηση πρόσβασης στα σχετικά έγγραφα και αρχεία για το σχεδιασμό της επιθεώρησης, |
| • | καθορισμό των εφαρμόσιμων νομικών και συμβατικών απαιτήσεων και τυχόν άλλων απαιτήσεων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες και τα προϊόντα του επιθεωρούμενου, |
| • | επιβεβαίωση της συμφωνίας με τον επιθεωρούμενο αναφορικά με την έκταση της αποκάλυψης και το χειρισμό εμπιστευτικών πληροφοριών, |
| • | διενέργεια των απαιτούμενων διευθετήσεων για την επιθεώρηση συμπεριλαμβανομένου του προγραμματισμού των ημερομηνιών, |
| • | καθορισμό τυχόν απαιτήσεων που σχετίζονται με την πρόσβαση, την ασφάλεια και την υγεία και ασφάλεια στους χώρους εργασίας ή λοιπών απαιτήσεων. |
2/ Ανασκόπηση από τον επιθεωρητή του φακέλου αδειοδότησης της εταιρείας όπως αυτός τηρείται στην αρμόδια αδειοδοτούσα αρχή.
3/ Διενέργεια ανασκόπησης της τεκμηρίωσης κατά την εκτέλεση της επιθεώρησης
Η σχετική τεκμηρίωση του επιθεωρούμενου θα πρέπει να ανασκοπείται ώστε να:
| • | καθορίζεται ο βαθμός συμμόρφωσης βάσει της διαθέσιμης τεκμηρίωσης, |
| • | συγκεντρώνεται πληροφόρηση για την υποστήριξη των δραστηριοτήτων επιθεώρησης. |
Η ανασκόπηση της τεκμηρίωσης δύναται να συνδυάζεται με τις λοιπές δραστηριότητες επιθεώρησης και να συνεχίζεται καθ' όλη τη διάρκεια της επιθεώρησης, υπό την προϋπόθεση ότι αυτό δεν καθίσταται επιζήμιο σε ότι αφορά στην αποτελεσματική διενέργεια της επιθεώρησης. Εφόσον δεν είναι δυνατή η παροχή επαρκούς τεκμηρίωσης εντός του δοθέντος χρονοδιαγράμματος επιθεώρησης, ο επιθεωρητής θα πρέπει να ενημερώσει τόσο την αδειοδοτούσα αρχή όσο και τον επιθεωρούμενο. Επίσης, θα πρέπει να ληφθεί απόφαση αναφορικά με τη συνέχιση ή την αναστολή της διενέργειας της επιθεώρησης έως ότου οι ελλείψεις ως προς την τεκμηρίωση αποκατασταθούν.
4/ Συλλογή και επαλήθευση των πληροφοριών
Κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, θα πρέπει να συλλέγονται πληροφορίες οι οποίες και θα πρέπει να επαληθεύονται. Μόνον πληροφορίες οι οποίες είναι επαληθεύσιμες θα πρέπει να γίνονται αποδεκτές ως αντικειμενικές αποδείξεις της επιθεώρησης. Οι αντικειμενικές αποδείξεις που οδηγούν σε ευρήματα της επιθεώρησης θα πρέπει να καταγράφονται. Εάν, κατά τη διάρκεια της συλλογής αντικειμενικών αποδείξεων, ο επιθεωρητής αντιληφθεί τυχόν νέες ή τροποποιημένες συνθήκες ή κινδύνους, αυτά θα πρέπει να υποβάλλονται σε κατάλληλη διαχείριση.
Οι μέθοδοι για τη συλλογή πληροφοριών περιλαμβάνουν:
| • | συνεντεύξεις, |
| • | παρατηρήσεις, |
| • | ανασκόπηση εγγράφων συμπεριλαμβανομένων αρχείων. |
5/ Προετοιμασία της έκθεσης επιθεώρησης
Ο επιθεωρητής θα πρέπει να καταχωρεί σε έκθεση τα αποτελέσματα της επιθεώρησης. Η έκθεση επιθεώρησης θα πρέπει να παρέχει πλήρη, ακριβή, περιεκτική και σαφή καταγραφή της επιθεώρησης και θα πρέπει να περιλαμβάνει τα ακόλουθα:
| • | τα στοιχεία ταυτοποίησης του επιθεωρούμενου, |
| • | τις ημερομηνίες και τις τοποθεσίες όπου οι δραστηριότητες επιθεώρησης θα λάβουν χώρα, |
| • | τα ευρήματα της επιθεώρησης και τις σχετικές αντικειμενικές αποδείξεις, |
| • | τα αποτελέσματα της επιθεώρησης. |
Ικανότητες & Αξιολόγηση των Επιθεωρητών Χαρακτηριστικά Προσωπικότητας
Οι επιθεωρητές θα πρέπει να διαθέτουν τα απαραίτητα ποιοτικά χαρακτηριστικά που τους επιτρέπουν να ενεργούν σύμφωνα με τις αρχές επιθεώρησης. Οι επιθεωρητές θα πρέπει να επιδεικνύουν επαγγελματική συμπεριφορά κατά την εκτέλεση των δραστηριοτήτων επιθεώρησης, συμπεριλαμβανομένων των κάτωθι χαρακτηριστικών προσωπικότητας:
| • | ηθικός, ήτοι δίκαιος, φιλαλήθης, ειλικρινής, έντιμος και διακριτικός, |
| • | ανοιχτόμυαλος, ήτοι πρόθυμος να εξετάσει εναλλακτικές ιδέες ή απόψεις, |
| • | διπλωματικός, ήτοι λεπτός στους χειρισμούς του κατά την επαφή του με τους επιθεωρούμενους, |
| • | παρατηρητικός, ήτοι ικανός να παρατηρεί τον περιβάλλοντα χώρο και τις δραστηριότητες, |
| • | οξυδερκής, ήτοι ικανός να αντιλαμβάνεται και κατανοεί καταστάσεις, |
| • | πολύπλευρος, ήτοι ικανός να προσαρμόζεται πρόθυμα σε διαφορετικές καταστάσεις, |
| • | επίμονος, ήτοι εστιασμένος στην επίτευξη στόχων, |
| • | αποφασιστικός, ήτοι ικανός να καταλήξει έγκαιρα σε συμπεράσματα βασιζόμενος σε λογική επιχειρηματολογία και ανάλυση, |
| • | αυτοδύναμος, ήτοι ικανός να ενεργεί και λειτουργεί ανεξάρτητα και συγχρόνως να αλληλεπιδρά αποτελεσματικά με τους άλλους, |
| • | σθεναρός, ήτοι ικανός να ενεργεί υπεύθυνα και ηθικά παρά το ότι αυτές οι ενέργειες μπορεί να μην είναι πάντοτε δημοφιλείς και μπορεί μερικές φορές να οδηγούν σε διαφωνία ή αντιπαράθεση, |
| • | δεκτικός στη συνεχή βελτίωση, ήτοι πρόθυμος να μάθει από καταστάσεις και πρόθυμος να αγωνιστεί για την επίτευξη καλύτερων αποτελεσμάτων επιθεώρησης, |
| • | πολιτισμικά ευαίσθητος, ήτοι να επιδεικνύει σεβασμό της κουλτούρας του επιθεωρούμενου, |
| • | συνεργάσιμος, ήτοι να αλληλεπιδρά αποτελεσματικά με τους άλλους. |